Informace o zpracování osobních údajů pro účastníky vzdělávacích a marketingových akcí pořádaných pro zaměstnance i veřejnost

údaje identifikační:

• jméno, příjmení,
• číslo člena ČLK,
• pracovní zařazení, oddělení,
• podobu či osobní projevy ve formě fotografie či audiovideozáznamu
• podpis

kontaktní údaje:

• e-mailovou adresu
• telefonní kontakt

V listinné formě budou zpracovávány údaje v pořízených prezenčních listinách, v elektronické formě jsou zpracovávány identifikační a kontaktní údaje pozvaných účastníků akcí, které získáváme z veřejně dostupných zdrojů, případně také přímo od účastníků samotných. V rámci portálu MAPO academy jsou údaje zpracovávány v elektronické podobě, stejně tak v rámci interního školícího systému. Fotografie a audiovizuální záznam jsou tři dny od jejich pořízení uloženy na paměťovém médiu fotoaparátu, následně jsou uloženy v elektronické formě v PC. Vaše osobní údaje bude zpracovávat pověřený zaměstnanec v pořadačích a v počítači k tomuto účelu stanoveném a zajištěném hesly, údaje budou uloženy na bezpečném místě a zabezpečeny proti zpřístupnění neoprávněným osobám. Naši zaměstnanci jsou poučeni o zásadách zpracování osobních údajů a ochraně dat.

Vaše osobní údaje zpracováváme jako doklad o Vaší účasti na vzdělávací akci, jedná se zejména o povinná školení. Některé vzdělávací akce podstupujete na základě plnění legislativní povinnosti či metodik národních institucí. Některé vzdělávací akce jsou zavedené jako povinná školení, která vycházejí z požadavku pro zajištění kvality a bezpečí poskytované péče, zejména u procesů, které byly vyhodnoceny jako rizikové. Doklad o proškolení zaměstnance je naším oprávněným zájmem.

Vzdělávací akce pro odbornou i laickou veřejnost pořádáme v rámci prohlubování kvalifikace, výměny zkušeností, doplnění znalostí a dovedností. Zpracování osobních údajů se děje na základě plnění smlouvy s účastníky, kteří se na akci přihlásí. 

Registrací v MAPO academy (vzdělávací portál) prostřednictvím webových stránek účastníci získávají výhodu v rámci bližší informovanosti o plánovaných či proběhlých akcích. Přihlášení na akci lze uskutečnit také bez registrace. Osobní údaje zpracováváme na základě plnění smlouvy.

Správce Nemocnice Šumperk (MAPO academy) má oprávněný zájem zasílat pozvánky k dalším pořádaným vzdělávacím akcím osobám, kteří nám k tomuto účelu odevzdají svůj e-mail. Toto zasílání pozvánek je možné jednoduše odmítnout – zasláním svého nesouhlasu e-mailem na adresu vzdelavani@mapoacademy.cz. Rozesílání pozvánek tak bude ukončeno nejpozději do 7 dní od přijetí e-mailu. Zpracování osobních údajů je na základě plnění smlouvy v rámci registrace v portálu, nebo na základě oprávněného zájmu.

Pokud je akce spojená s občerstvením a jinými výhodami, jsme ze zákona povinni dokládat informaci o účastnících akce v rámci účetní a daňové evidence. Osobní údaje, případně doplněné o fotografie z konání akce (zachycující zejména obecné údaje o konání akce) zpracováváme na základě plnění legislativní povinnosti.

Po předchozí informovanosti a se souhlasem přednášejících mohou být pořizovány nahrávky či on-line přenosy z těchto akcí, které zaznamenávají podobu, projevy či zvukový záznam vystupujících s tím, že takový záznam může být pořízen jen na základě vyjádření projevu souhlasu. Záznam není určen k veřejnému šíření, pokud toto není dohodnuto s přednášejícím.

V rámci akcí mohou být pořizovány fotografie v režimu, který zachycuje pouze průběh akce, které nepodléhají zásadám dle GDPR, ale vycházejí ze zásad např. Listiny základních práv a svobod občanského zákona.

V rámci konání akce může probíhat fotografování a natáčení audiovizuálního záznamu akce pro marketingovou propagaci akce. Fotografie a videozáznam z akce jsou pořizovány na základě Vašeho souhlasu za účelem informování veřejnosti o konání akce na webových stránkách či sociálních sítích (LinkedIn, Facebook, Instagram), případně pro pozvání na další akci. O tom, že bude v průběhu akce bude probíhat fotografování a videozáznam Vás informujeme předem. Pokud s fotografováním a natáčením nesouhlasíte, obraťte se prosím na osobu, která je v rámci každé akce k tomuto účelu určena a v informacích bude uvedena. Pokud se i přes toto poučení na akci necháte vyfotit a neprojevíte s ním nesouhlas, lze předpokládat, že jste svolení poskytli. Tyto osobní údaje zpracováváme tedy na základě Vašeho souhlasu.

E-mailové kontakty mohou být využívány v rámci pozvání na další vzdělávací akce konané v rámci naší organizace. Pokud se zasíláním těchto pozvánek nesouhlasíte, informujte nás prosím odpovědí na výše uvedené e-mailové adrese.

Abychom vám zajistili kvalitní službu, využíváme k některým činnostem také externích dodavatelů. Externí dodavatelé jsou v pozici tzv. zpracovatelů a mají s námi uzavřenou písemnou smlouvu, která je zavazuje dodržovat přísné zásady při nakládání s vašimi údaji. V takovém případě není pro účely výkonu zpracovatelské činnosti vyžadován váš souhlas, neboť takové zpracování umožňuje přímo právní předpis. Vězte, že své dodavatele si vybíráme podle přísných kritérií, proto o svá data nemusíte mít obavu. V tomto případě zpracovává vaše osobní údaje dodavatel marketingových služeb – společnost MAPO marketing s.r.o.

Pokud se účastníte odborné vzdělávací akce, která je pořádána v rámci celoživotního vzdělávání lékařů dle Stavovského předpisu ČLK č. 16 („SP“ 16), předáváme Vaše identifikační údaje ČLK pro připsání kreditů k Vaší registraci.

Některé vaše údaje jsme povinni poskytnout při šetření nelegální činnosti orgánům činným v trestním řízení a dále také správním a kontrolním orgánům, pokud k tomu budeme vyzváni.

Vaše osobní údaje zásadně nepředáváme do zahraničí.

Vaše osobní údaje jsou uchovávány jen po nezbytně nutnou dobu. Prezenční listiny a identifikační a kontaktní údaje uchováváme po dobu 5 let od ukončení akce. Prezenční listiny, které jsou vedeny u vzdělávacích akcí s potřebným dokladem účetní a daňové evidence uchováváme po dobu 10 let. Fotografie a audiovideozáznamy uchováváme po dobu 10 let v elektronické podobě, případně po dobu sjednanou v informovaném souhlasu. Fotografie a audiovizuální záznamy jsou tři dny od jejich pořízení uloženy na paměťovém médiu fotoaparátu, následně jsou uloženy v elektronické formě v PC.

Skartační lhůta se netýká skartace již vydaných/zveřejněných materiálů či publikovaných v médiích.

Poskytnuté e-mailové adresy, telefonní kontakty a identifikační údaje registrovaných i neregistrovaných účastníků proběhlých akcí, které vedeme v elektronické podobě za účelem poskytování dalších informací, budeme uchovávat nejdéle po dobu 24 měsíců od posledního využití služby v podobě přihlášení či účasti na akci, případně budou smazány nejpozději do 7 dní od přijetí oznámení o ukončení registrace.

Databázi osob z veřejných zdrojů pravidelně aktualizujeme a neplatné kontakty jsou ze seznamu vyřazeny.

Osobní údaje, které zpracováváme na základě Vašeho souhlasu přestaneme zpracovávat v případě odvolání tohoto souhlasu či ukončení lhůty, která byla tímto souhlasem individuálně sjednána.

Jako subjektu údajů vám právní řád svěřuje celou řadu práv. Jelikož nám v některých případech zákon ukládá zpracování osobních údajů našich klientů, jsou některá vaše práva omezena zákonem. Jako náš klient máte ovšem ve vztahu k vašim osobním údajům následující práva.

Právo na přístup k osobním údajům

Máte samozřejmě právo vědět, jaké údaje jsou o vás zpracovávány, za jakým účelem, jak dlouho, kde jsme tyto údaje získali, zda a komu je předáváme. Zároveň máte právo na poučení o dalších právech týkajících se těchto údajů. K vašemu informování má sloužit zejména tento dokument, nicméně jsme připraveni vám poskytnout potvrzení nebo upřesnění ke kterémukoli bodu této informace.

Pokud nás o to požádáme, poskytneme vám bez zbytečného odkladu také kopii zpracovávaných osobních údajů. Za tuto kopii, zejména pokud by byla žádána opakovaně, jsme oprávněni účtovat přiměřený poplatek, a to v souvislosti s administrativními náklady. Pokud tuto žádost podáte v elektronické formě, budeme automaticky předpokládat, že máte zájem o poskytnutí informací také v elektronické formě. Máte však možnost požádat i o jiný způsob. Vezměte na vědomí, že právem získat kopii zpracovávaných osobních údajů nemohou být nepříznivě dotčena práva jiných osob.

Právo na opravu osobních údajů

V případě, že zjistíte, že osobní údaje, které o vás zpracováváme, jsou nepřesné nebo neúplné, máte právo požadovat, abychom je bez zbytečného odkladu doplnili nebo opravili.

Právo na omezení zpracování osobních údajů

Toto právo vám umožňuje v určitých případech požadovat, aby došlo k označení některých vašich osobních údajů a tyto údaje nebyly nadále předmětem dalšího zpracovávání, a to po určitou dobu. Není to totéž, jako právo na výmaz, jelikož omezení zpracování není trvalé. Právo, abychom omezili zpracování vašich osobních údajů, máte v případě že:

• popíráte přesnost údajů, které o vás zpracováváme, a to na potřebnou dobu k tomu, aby mohla být jejich přesnost ověřena,
• zpracování je bez právního základu (např. nad rámec údajů, které jsme oprávněni zpracovávat), ale na místo výmazu upřednostňujete omezení zpracovávání, kupříkladu proto, že předpokládáte, že nám tyto údaje v budoucnu stejně poskytnete,
• již více nepotřebujeme zpracovávat vaše osobní údaje, ale vy je požadujete pro určení, výkon nebo obhajobu svých právních nároků,
• vznesete námitku proti zpracování (o tomto právu viz další bod poučení).

Pokud je zpracování omezeno, mohou být zpracovávány údaje jen s vaším souhlasem, nebo z důvodu určení, výkonu nebo obhajoby právních nároků, z důvodu ochrany práv jiné osoby, ať již fyzické nebo právnické, nebo z důvodů důležitého veřejného zájmu.

Právo vznést námitku proti zpracování osobních údajů

Právo vznést námitku proti zpracování osobních údajů můžete využít pouze v situaci, kdy bychom některé vaše osobní údaje zpracovávali ve veřejném zájmu či na základě našeho oprávněného zájmu anebo pro účely přímého marketingu. V takových případech můžete vznést námitku kdykoli. Pokud se tak stane, budeme vaše osobní údaje dále zpracovávat, pouze pokud pro to prokážeme závažné oprávněné důvody (zejména pokud je budeme potřebovat pro určení, výkon nebo obhajobu svých právních nároků). Pokud však vznesete námitku proti zpracovávání údajů za účelem přímého marketingu, neprodleně vaše údaje přestaneme pro tento účel zpracovávat.

Právo stěžovat si u dozorového úřadu

Uplatněním práv, které byly doposud uvedeny, není nijak dotčeno vaše právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů, a to prostřednictvím kontaktních údajů uvedených v úvodu dokumentu. Aktuální pak naleznete přímo na webových stránkách Úřadu pro ochranu osobních údajů (www.uoou.cz). Stížnost můžete podat kdykoliv, kdy máte pochybnosti o tom, zda jsou vaše osobní údaje zpracovávány tak, jak by měly být, tedy neoprávněně nebo v rozporu s právními předpisy.

Právo na výmaz

V některých případech máte jako subjekt údajů i právo, aby byly vaše osobní údaje vymazány. K výmazu vašich osobních údajů obecně přistupujeme, když je již nepotřebujeme a nemáme právní důvod k jejich zpracování. Dále vaše údaje vymažeme, pokud byly zpracovávány na základě souhlasu a tento souhlas byl odvolán.

Vezměte na vědomí, že i když půjde o jeden z důvodů k výmazu, neznamená to, že ihned smažeme všechny vaše osobní údaje. Toto právo se totiž neuplatní v případě, že zpracování osobních údajů je i nadále nezbytné pro splnění našich právních povinností, účely archivace, vědeckého či historického výzkumu či pro statistické účely, nebo určení, výkon nebo obhajobu našich právních nároků.

Právo odvolat souhlas

Pokud se jedná o případy, kdy jsou vaše osobní údaje zpracovávány na základě souhlasu, máte dále právo kdykoli souhlas odvolat. Odvoláním souhlasu nicméně nebude nikterak dotčeno předchozí zpracování, které jsme prováděli před jeho odvoláním.

Jak lze uplatnit jednotlivá práva?

Ve všech záležitostech souvisejících se zpracováním vašich osobních údajů, ať již jde o dotaz, uplatnění práva, podání stížnosti či cokoliv jiného, se můžete obracet na našeho pověřence pro ochranu osobních údajů, a to následujícími způsoby:

• poštou nebo osobně na adrese: Nemocnice Šumperk a.s., Nerudova 640/41, 787 01 Šumperk,
• e-mailem na e-mailové adrese: poverenec@nemocnicesumperk.cz,
• telefonicky na lince: 583 334 535.

Vaši žádost vyřídíme bez zbytečného odkladu, maximálně však do jednoho měsíce. Ve výjimečných případech, zejména z důvodu složitosti vašeho požadavku, jsme oprávněni tuto lhůtu prodloužit o další dva měsíce. O takovém případném prodloužení a jeho zdůvodnění vás samozřejmě budeme informovat.